To get the moderator your event deserves.

Een goed event zet uw belangen op de kaart.

Bepaalt Europa wat u doet? Of bepaalt u wat Europa doet? Een event in Brussel helpt uw organisatie, belang of branche op de kaart te zetten in de Brusselse arena. Zo stuurt u de discussie en beïnvloedt u het beleid.

Een event in Brussel vergroot uw kennis over hoe de EU werkt, hoe u de besluitvorming kan beïnvloeden en met wie u binnen de Europese instellingen moet praten. Het helpt u met het vergroten van uw netwerk en helpt partners te inden uit heel Europa. En het helpt om het Europabeweustzijn in uw organisatie te vergroten.

Maar hoe doe je dat goed/pak je dit goed aan? Elke dag zijn er talloze events in Brussel en Straatsburg. Om de zaal vol te krijgen met de juiste doelgroep (relevante spelers) moet u niet alleen de basis op orde hebben, uw event moet boven het maaiveld uitsteken. En als ze dan binnen zijn: hoe zorgt u voor maximaal resultaat? Dat uw boodschap echt overkomt, dat er echt iets gebeurt en u maximaal Return on Investment heeft?

Met onze jarenlange ervaring in events, public affairs en Brussel helpen we u graag op weg!

Rogier Elshout

Rogier Elshout is professioneel debatleider met jarenlange ervaring. Niet alleen het leiden van debatten, maar vooral ook in het ontwerpen van evenementen die gericht zijn op een maximale return on investment. Altijd interactief, in volle vaart en met humor. Met respect voor mensen, maar niet voor heilige huisjes.

R ogier is bestuurskundige,was Jongerenvertegenwoordiger Europese Zaken, heeft public affairs ervaring en presenteert een maandelijkse talkshow over de EU in Brussel. Hij weet dus hoe Europa werkt. Hij is oprichter van Moderating.eu

1 Strategie

De juiste mensen op het juiste moment

Een goed event in Brussel brengt elevante mensen op het relevante moment bij elkaar om te spreken over wat er nurelevant is in Brussel. Als iedereen er is, wil niemand het missen.Dat vereist soms wat blufpoker: want grote kans dat die ene spreker alleen komt als de andere sprekers ook voor hen interessant zijn, terwijl dat andersom ook geldt. En die sprekers komen alleen als er een groot publiek wacht, terwijl dat publiek zich pas aanmeldt als er relevante sprekers zijn. Wij helpen u hier graag mee en samen creëren wij een event waar iedereen zijn agenda voor vrijmaakt en vrijhoudt.

1. Denk vanuit de Europese agenda
   Je wil jouw belang op de kaart Brussel zetten. Maar je moet wel heel belangrijk zijn om de agenda te dicteren. Wat speelt er nu in Brussel waar jouw doel bij past en hoe kun je jouw belang koppelen aan het algemeen belang of het belang van de gasten/instanties?
2. Denk vanuit de Europese kalender
   Timing is everything. Wat is het juiste moment in een beleidsproces waar mensen op jouw event zitten te wachten?
3. Neem alle drempels om te komen weg
   Houdt je event kort, dichtbij de plek waar je doelgroep werkt en kies een slimme tijd op de dag zodat ook mensen met drukke agenda’s ‘even kunnen aanwaaien.’ Ontbijt, lunch of een fijne locatie kan mensen over de streep trekken.
4. What’s in it for them?
   Jij hebt iets te pluggen, maar niemand heeft zin in een verkoopshow. Zorg dus dat mensen willen komen, of beter nog, het niet willen missen. Gratis lunch is niet voldoende: het moet inhoudelijk relevant zijn.
5. Voor ieder wat wils
   Mensen hebben verschillende motieven om naar een event te komen: kennis halen of brengen. Informatie aanhoren of een mening geven. VIP’s of juist een nieuw gezicht zien. De inhoud of het netwerken. Het hele programma of alleen de borrel. Zorg dus dat je programma al die elementen heeft.
6. Breng de relevante mensen binnen
   Netwerk is alles in Brussel. Dus zorg dat de pen- en woordvoerders en beslissingnemers op dit dossier erbij zijn en geef ze een rol. Zo sla je drievliegen in één klap: zo weet je zeker dat je boodschap bij de cruciale mensen terecht komt én maak je joue evenement relevant én wil niemand je event missen want hier kunnen zede juiste mensen spreken.
7. Preek niet (alleen) voor eigen parochie
   Op het event “Waarom iedereen vegan moet worden” komen vast veel vegans af, maar niet de vleeseters die je wilt overtuigen. Zorg dat er voldoende in je programma zit dat juist de mensen die nog niet overtuigd zijn of je nog niet kennen ook willen komen en zorg dat mensen niet voor een promoshow of preek hoeven te vrezen.
8. Maak eerst de uitnodiging, dan het programma
   Veel events worden opgebouwd vanuit het programma en daarna maak je de uitnodiging. Draai het om: schrijf eerst een klinkende uitnodiging waarvan je denkt: daar komen mensen op af. Want dat moet leiden zijn voor je opzet en programma.
9. Betrek je dagvoorzitter vroeg.
   Een goede dagvoorzitter leidt niet alleen je event (zodat u zich op de inhoud kunt richten) en zorgt voor een nuetrale uitstraling (zodat u uw boodschap kunt overbrengen), maar helpt ook doelen scherp stellen en een effectief programma ontwerpen. Maak gebruik van de kennis en ervaring van een dagvoorzitter en betrek hem/haar nog voordat u sprekers, zaal en programma heeft vastgelegd.
10. Go with the flow
    Als je alles goed hebt voorbereid vanuit je strategie, durf het dan los te laten. Geef ruimte aan kritische noten, onverwachte wendingen en suggesties uit het publiek. Met te strakke regie voelt het al snel als een propagandashow, terwijl het zo nog relevanter kan worden.
    Soms ben je zo hard bezig met het goed laten verlopen van je event, het protocol en wat je zelf wilt zeggen dat je vergeet te luisteren naar wat mensen zeggen, terwijl daar je haakjes voor beinvloeding zitten.
    

2 Programma

Interactie is niet alleen leuker, het is effectiever

Vijf presentaties na elkaar. En daarna een paneldiscussie met 6 mensen die achter elkaar een monoloog houden en vooral elkaar aan het belobbyen zijn. In het publiek zit iedereen inmiddels op een mobiel en hoopt dat de borrel snel begint.

Events kunnen zo veel leuker. Met meer interactie, in minder tijd en met meer luchtigheid. Dat is niet alleen effectiever omdat mensen wakker blijven en de volgende dag vertellen “het was in elk geval niet saai en standaard.” Het is ook effectiever omdat mensen meer onthouden als ze er zelf mee aan de slag zijn geweest. Stemmen op een stelling, een debat of scherpe vragen aan het publiek: het versterkt uw boodschap en de kans dat mensen het een week later nog weten is vele malen groter. Wees voorzichtig met spreekbeurten en presentaties: soms zit uw publiek hier echt op te wachten, maar heel vaak zijn dat standaardverhalen vol beleefdheden en net niet relevant. In een interview met de dagvoorzitter, discussie, Q&A of debat wordt het vaak leuker, meer to the point en houdt u de regie.

11. Vergeet protocol en ‘zo doen we het altijd’
    Ontwerp elk programma vanuit het doel dat je wil bereiken. Doorbreken van de sleur wordt als positief ervaren – ook door bobo’s die niet op beleefdheden zitten te wachten.
12. Alleen goede sprekers mogen een spreekbeurt houden
    Is iemand een matige spreker, of weet je het niet zeker? Laat deze spreker interviewen door de dagvoorzitter. Zo houdt je grip op tijd, boodschap en spanningsboog.
13. Bezuinig niet op de pauzes
    Mensen komen voor een groot deel om te netwerken. Neem dus ruime pauzes.
14. Bouw interactie in
    Zelfs een paar korte meningen uit het publiek schudden wakker, brengen lucht en kunnen voor onverwachte wendingen zorgen.
15. Zorg voor interactie voor de pauze
    Speeches, dan pauze en daarna pas discussie. Vaak wordt interactie tot het laatst bewaard. Maar als mensen al vóór de pauze met elkaar in gesprek zijn geweest, hebben ze in de pauze een goede reden om elkaar aan te spreken. Zo voorkom je dat mensen de hele pauze eenzaam op hun telefoon staan te kijken omdat ze niemand kennen.
16. Hoe minder zielen in een panel, hoe meer vreugd
    Vier personen is de max. En alleen als de panelleden een totaal andere mening of expertise vertegenwoordigen. Zo kun je de diepte in.
17. Een panel: weet je het zeker?
    Een panel is er niet omdat je gasten/sponsors/stakeholders ook een plekje moet geven. Een panel moet bestaan uit mensen waar het publiek op zit te wachten.
18. Voor iedereen is een plekje
    Maar die gast/sponsor/stakeholder moet toch een rol, anders komt ie niet? Er zijn tal van andere manieren om iemand in minder tijd toch een rol te geven.
19. Laat sprekers reagereren, niet initieren
    Laat het publiek debatteren en dan het panel daarop reageren. Of het publiek eerst vragen stellen en de spreker dan spreken. Of laat het publiek stemmen op stellingen tijdens een spreekbeurt: de sprekers gaan in op wat de zaal echt wil horen en het publiek staat centraal.
20. Maak het concreet
    Europa grossiert in abstractie. Mooie doelen, theoretische concepten en mooi klinkende ambities verpakt invageEurospeak. Maar waar hebben we het nou echt over? Laat concrete voorbeelden zien. Uit de praktijk. Het liefst door mensen die met hun poten in de klei staan.

3 PRAKTISCH

Promotie is het halve werk. Minstens.

E en prachtig event, heerlijke broodjes, goede sprekers… maar een half lege zaal. Of de usual suspects zijn er wel, maar de mensen die je echt wilde bereiken niet. Dat is zonde. Goede promotie van een event is niet het sluitstuk, maar de hoofdzaak.

Dat wil niet zeggen dat een strakke productie niet belangrijk is. Goed verzorgd zodat de inhoud mooi uit de verf komt, met een sfeer en aankleding die past bij uw toon en doelstelling.

21. Schrijf je uitnodiging vanuit de gasten
    What’s in it for them? Schrijf duidelijk wat mensen kunnen komen halen en brengen en op welke vragen van hen het antwoorden geeft. Maak duidelijk waarom ze het niet willen missen. Wees precies over het programma (mensen willen graag weten waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten), maar durf de inhoud de hemel in te prijzen.
22. Automatische registratie
    gebruik registraiesoftware om mensen te laten RSVP-en. Het ziet er professioneel uit, u bespaart zich een hoop handwerk, kunt mensen reminden en voldoet aan de AVG.
23. Zeg niet alleen WIE er gaan komen, maar ook WAT ze gaan zeggen
    Mensen willen niet alleen weten wie er komen, maar ook wat er besproken gaat worden. Vraag dus vast een quote of outline van uw sprekers, benoem de discussiepunten
24. Badges met naam
    Print op mensen hun badge hun (voor)naam en verder zo min mogelijk (organisatie): zo weet je van een afstand hoe iemand heet… wel zo persoonlijk.
25. Zoek een zaal waar je met de stoelen kunt schuiven.
    Een event waar de stoelen zijn opgsteld zoals in de kerk of een klaslokaal in de jaren 50: probeer daar maar eens sfeer, interactie en aandacht te brengen. Boek dus geen theaterzaal, maar een ruimte met flexibele indeling.

4 ONLINE & HYBRIDE

Korter, sneller, leuker: Wat bij een offline event een inkakmoment is, is bij een online event een afhaakmoment

Sinds Corona zijn meer en meer events virtueel. Nog te vaak is dat het offline programma maar dan voor de webcam. Terwijl TV maken echt iets anders is dan een live event. De concentratieboog van mensen is nog korter. Als in de zaal een spreker wat minder boeiend is, pakken mensen even hun telefoon. Online klikken ze je gewoon weg. Het moet dus nog strakker, nog beter voorbereid en nog meer to-the-point.

26. Houd het kort
    Een uur is eigenlijk we de maximale spanningsboog van mensen. Kort je programma dus in tot een talkshow van een uur.
27. Skip de monologen
    Skip de presentaties en monologen: laat sprekers kort de hoofdpunten benoemen en wijs mensen die achtergronden willen zien naar je youtube kanaal waar ze de hele presentatie op hun gemak kunnen kijken als en wanneer ze daar zin in hebben
28. Werk met een sidekick/online moderator
    Overweeg een tweede moderator: terwijl de gespreksleider de discussie met de gasten leidt, kan de online moderator de leukste/beste reacties uit de chat halen, het sentiment aanvoelen, en de kijkers betrekken met vragen en polls aan hen.
29. Kies voor een studio
    Als het mogelijk is om (een deel van) je sprekers fysiek bij elkaar te brengen in een studio krijg je een veel leuker beeld, een levendigere discsussie en minder kans op storingen dan als iedereen vanuit huis werkt. De prijzen vallen vaak mee en het ontneemt je een hoop zorgen.
30. Weet je zeker dat je live wil?
    Live is mooi. Maar geeft ook stress: je moet op een bepaalde tijd live, het moet in 1 keer goed en er kan van alles fout gaan. Als je een grote schare kijkers hebt die actief bijdragen aan het programma is dat het waard. Maar als je kijkers passief zijn of er kijkt bijna niemand, dan is het zonde. Stop dan je energie in het maken van hele mooie videocontent en zet die op je site voor mensen om te kijken waar en wanneer ze maar willen.

5 Over ons

Wij zijn professionele evenementstrategen en moderators. Wij geloven dat conferenties veel beter kunnen zijn. Sneller. Leuker. Minder om de hete brij heen draaien. Direct naar de kern van de zaak. En vooral: effectiever.

Wij modereren niet alleen uw evenement, we helpen u ook bij het stellen van duidelijke doelen en het ontwerpen van een programma dat die doelen bereikt. We ondersteunen u van brainstorm tot evaluatie.

We zijn op een missie om de standaard van evenementen in de Brusselse Bubbel te veranderen. Zodat evenementen boeiend, inclusief en impactvol zijn.

What our clients say about us....