Διοργάνωση εκδήλωσης στις Βρυξέλλες: 25 συμβουλές για ένα επιτυχημένο event

1. Ξεκινήστε από την ευρωπαϊκή ατζέντα, όχι από το δικό σας μήνυμα

Ένα συχνό λάθος είναι να ξεκινάτε με: «Έχουμε κάτι σημαντικό να πούμε. Πώς θα πείσουμε τους ανθρώπους στις Βρυξέλλες να έρθουν να ακούσουν;»

Αντιστρέψτε αυτή την ερώτηση.

Τι συμβαίνει αυτή τη στιγμή στις Βρυξέλλες όπου το θέμα σας είναι σχετικό;

Όποιος θέλει να προσεγγίσει Ευρωπαίους φορείς χάραξης πολιτικής, οργανώσεις συμφερόντων ή άλλους ενδιαφερόμενους φορείς, πρέπει να ευθυγραμμιστεί με την ατζέντα τους. Βρείτε το σημείο τομής μεταξύ του δικού σας ενδιαφέροντος και ενός ευρύτερου ευρωπαϊκού ζητήματος. Αυτό καθιστά την εκδήλωσή σας πιο σχετική — και διευκολύνει την προσέλκυση καλών ομιλητών και των κατάλληλων συμμετεχόντων.

Σπάνια μπορείτε να υπαγορεύσετε εσείς την ατζέντα των Βρυξελλών· αναζητήστε λοιπόν το τρέχον ευρωπαϊκό ενδιαφέρον με το οποίο συνδέεται το θέμα σας.

Συμβουλή 1. Σκεφτείτε με βάση την ευρωπαϊκή ατζέντα

Μην ρωτάτε μόνο: τι θέλουμε να πούμε; Ρωτήστε κυρίως:

• Ποια συζήτηση διεξάγεται τώρα;

• Ποιο πρόβλημα προσπαθούν να λύσουν οι Ευρωπαίοι φορείς χάραξης πολιτικής;

• Ποια απόφαση επίκειται;

• Ποια συμβολή μπορούμε να προσφέρουμε σε αυτή τη συζήτηση;

Συμβουλή 2. Σκεφτείτε με βάση το ευρωπαϊκό ημερολόγιο

Ο χρονισμός είναι κρίσιμος. Μια εξαιρετική εκδήλωση ως προς το περιεχόμενο μπορεί να έχει μικρό αντίκτυπο αν η σχετική απόφαση έχει ήδη ληφθεί. Καθορίστε λοιπόν σε ποια στιγμή της πολιτικής διαδικασίας οι άνθρωποι χρειάζονται τη γνώση, την άποψη ή το δίκτυό σας.

2. Καθορίστε πρώτα ποιος πρέπει να βρίσκεται στην αίθουσα

Μια εκδήλωση στις Βρυξέλλες δεν γίνεται επιτυχημένη επειδή η αίθουσα είναι γεμάτη. Γίνεται επιτυχημένη όταν βρίσκονται εκεί οι σωστοί άνθρωποι.

Γι' αυτό, δημιουργήστε εκ των προτέρων μια λίστα ενδιαφερόμενων φορέων. Σκεφτείτε, για παράδειγμα:

• σχετικούς Ευρωπαίους φορείς χάραξης πολιτικής·

• υπαλλήλους και υπεύθυνους φακέλων εντός των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων·

• κλαδικές και ενδιαφερόμενες οργανώσεις·

• εταιρείες·

• οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών·

• ειδικούς και ερευνητές·

• δημοσιογράφους·

• πιθανούς συνεργάτες.

Μια σημαντική διαπίστωση στις Βρυξέλλες: το πιο γνωστό πρόσωπο δεν είναι πάντα αυτό με το οποίο τελικά θα κάνετε την πιο σημαντική συζήτηση.

Οι άνθρωποι μπορεί να θέλουν να ακούσουν έναν Ευρωπαίο Επίτροπο, αλλά να μιλήσουν με τον αρμόδιο υπάλληλο.

Συμβουλή 3. Εμπλέξτε σημαντικούς ενδιαφερόμενους φορείς ήδη πριν από την εκδήλωση

Μην καλείτε κρίσιμα πρόσωπα μόνο όταν όλα έχουν οριστικοποιηθεί. Τηλεφωνήστε τους νωρίτερα και ρωτήστε:

Τι θα έκανε αυτή την εκδήλωση ενδιαφέρουσα για εσάς; Ποια ερώτηση πρέπει να συζητήσουμε; Ποιος πιστεύετε ότι πρέπει να βρίσκεται στο τραπέζι;

Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνετε τρία πράγματα: το πρόγραμμά σας γίνεται πιο σχετικό, οι σημαντικοί ενδιαφερόμενοι φορείς αισθάνονται εμπλεκόμενοι, και αυξάνονται οι πιθανότητες να έρθουν πραγματικά και να φέρουν μαζί τους το δίκτυό τους.

3. Σκεφτείτε πάντα από την πλευρά του επισκέπτη: τι κερδίζει αυτός;

Ο οργανισμός σας μπορεί να θέλει να παρουσιάσει μια έκθεση, να ζητήσει προσοχή, να ασκήσει επιρροή, να δημιουργήσει ένα δίκτυο ή να εισαγάγει μια πρωτοβουλία. Αλλά αυτός είναι ο δικός σας στόχος.

Ο δυνητικός επισκέπτης θέτει μια διαφορετική ερώτηση: Γιατί αυτή η μιάμιση ώρα της εργάσιμης ημέρας μου στις Βρυξέλλες να αξίζει τον κόπο; Αυτό πρέπει να γίνει αμέσως σαφές.

Συμβουλή 4. Κάντε την εκδήλωσή σας χρήσιμη για τον καλεσμένο

Οι άνθρωποι έρχονται, για παράδειγμα, επειδή αποκτούν νέες γνώσεις, μπορούν να ασκήσουν επιρροή, συναντούν ενδιαφέροντα άτομα, μπορούν να συνεισφέρουν οι ίδιοι κάτι, θέλουν να μιλήσουν με κάποιον που είναι συνήθως δύσκολο να προσεγγιστεί, ή θέλουν να κατανοήσουν τι συμβαίνει γύρω από ένα φάκελο. Ένα δωρεάν γεύμα από μόνο του δεν αποτελεί πρόταση. Το περιεχόμενο πρέπει να είναι σχετικό.

Συμβουλή 5. Μην κηρύττετε μόνο στους ήδη πεπεισμένους

Μια εκδήλωση για το γιατί ο οργανισμός σας έχει δίκιο, προσελκύει κυρίως ανθρώπους που ήδη το πιστεύουν. Αν θέλετε να πείσετε άλλους, δώστε χώρο σε άλλες προοπτικές, κριτικές ερωτήσεις, ανθρώπους εκτός του συνηθισμένου σας δικτύου και πραγματική συζήτηση. Μια εκδήλωση που μοιάζει με προωθητική εκπομπή κάνει τους ανθρώπους που θέλετε να πείσετε λιγότερο πρόθυμους να έρθουν.

4. Δημιουργήστε πρώτα την πρόσκληση, μετά το πρόγραμμα

Αυτό μπορεί να ακούγεται ανάποδα, αλλά είναι μια εξαιρετική δοκιμή.

Γράψτε πρώτα την πρόσκληση που πιστεύετε ότι: για αυτήν, το κοινό-στόχος θα ερχόταν πραγματικά στις Βρυξέλλες.

Δεν μπορείτε να τη γράψετε ακόμα; Τότε πιθανότατα η ιδέα δεν είναι ακόμα αρκετά σαφής. Μόνο μετά σχεδιάζετε το πρόγραμμα που θα εκπληρώσει αυτή την υπόσχεση.

Μια καλή πρόσκληση απαντά αμέσως:

• Γιατί αυτό το θέμα είναι επίκαιρο τώρα;

• Ποια ερώτηση βρίσκεται στο επίκεντρο;

• Ποιον θα συναντήσετε;

• Τι μπορείτε να συνεισφέρετε;

• Τι θα πάρετε μαζί σας μετά το πέρας της εκδήλωσης;

• Γιατί πρέπει να είστε παρόντες σε αυτή τη συγκεκριμένη συνάντηση;

5. Επιλέξτε μια τοποθεσία που ταιριάζει με τον στόχο και το κοινό-στόχο

Σε μια εκδήλωση ενδιαφερόμενων φορέων στις Βρυξέλλες, η τοποθεσία είναι κάτι περισσότερο από ατμόσφαιρα. Κάποιος με γεμάτο πρόγραμμα πρέπει να μπορεί να μπει και να φύγει εύκολα. Γι' αυτό, μειώστε κάθε πιθανό εμπόδιο.

Σκεφτείτε την απόσταση από τον χώρο εργασίας του κύριου κοινού-στόχου σας, την προσβασιμότητα με τα μέσα μαζικής μεταφοράς, την ώρα, τη διάρκεια, τον χώρο για συζητήσεις και δικτύωση, και την ευέλικτη διαμόρφωση της αίθουσας. Κρατήστε τις εκδηλώσεις σύντομες και κοντά στο κοινό-στόχο, σε μια στιγμή που οι άνθρωποι με πολυάσχολα προγράμματα μπορούν εύκολα να συμμετάσχουν.

Συμβουλή 6. Μην κλείνετε αίθουσα πριν μάθετε τι πρέπει να συμβεί μέσα σε αυτή την αίθουσα

Μια σταθερή διάταξη θεάτρου μπορεί να είναι υπέροχη για μια κεντρική ομιλία, αλλά προβληματική αν θέλετε οι συμμετέχοντες να συνεργαστούν. Για διαδραστικές συναντήσεις, επιλέξτε κατά προτίμηση έναν χώρο όπου τα τραπέζια και οι καρέκλες μπορούν να μετακινηθούν.

6. Σχεδιάστε το πρόγραμμα για τους συμμετέχοντες, όχι για τους ομιλητές

Αυτός είναι ίσως ο σημαντικότερος κανόνας προγράμματος. Πολλά συνέδρια δομούνται γύρω από πέντε σημαντικά άτομα που πρέπει να μιλήσουν για δέκα λεπτά το καθένα και μετά καταλήγουν σε ένα πάνελ. Το αποτέλεσμα: μακροσκελείς παρουσιάσεις, ένα υπερπλήρες πάνελ και ένα κοινό που εξαφανίζεται στο τηλέφωνό του.

Ο επισκέπτης είναι ο VIP, όχι ο ομιλητής. Μην σχεδιάζετε γύρω από τους ανθρώπους που πρέπει οπωσδήποτε να έχουν χρόνο ομιλίας, αλλά γύρω από το τι χρειάζονται οι επισκέπτες.

Συμβουλή 7. Μόνο οι καλοί ομιλητές κάνουν παρουσίαση

Είναι κάποιος σημαντικός ως προς το περιεχόμενο αλλά όχι δυνατός ομιλητής; Πάρτε του συνέντευξη. Αυτό δίνει στον συντονιστή τον έλεγχο του χρόνου, του ρυθμού, της συνάφειας, της έντασης και των θεμάτων που είναι πραγματικά ενδιαφέροντα για την αίθουσα.

Συμβουλή 8. Κρατήστε τα πάνελ μικρά

Τέσσερα μέλη πάνελ είναι περίπου το μέγιστο αν θέλετε πραγματικά να διεξαγάγετε μια συζήτηση. Σε κάθε πάνελ, θέστε πρώτα αυτή την ερώτηση: Γιατί αυτό είναι ένα πάνελ; Όχι: Ποιοι ενδιαφερόμενοι φορείς πρέπει να χωρέσουν κάπου στη σκηνή; Αλλά: Ποιος συνδυασμός προοπτικών κάνει αυτή τη συζήτηση καλύτερη για το κοινό;

7. Κάντε την αλληλεπίδραση μέρος του προγράμματος, όχι το επιδόρπιο

Πολλές εκδηλώσεις φυλάγουν την αλληλεπίδραση για το τέλος: παρουσιάσεις → πάνελ → «Υπάρχουν ερωτήσεις από το κοινό;» Αυτό είναι κρίμα. Χρησιμοποιήστε τους συμμετέχοντες από την αρχή — με μια ψηφοφορία, μια σύντομη ερώτηση στο κοινό, αντιδράσεις από το κοινό, ένα δίλημμα, συζήτηση σε ζευγάρια, μια σύντομη ενότητα ερωτήσεων-απαντήσεων ή μια συζήτηση.

Η αλληλεπίδραση κάνει το πρόγραμμα πιο ζωντανό, βοηθά τους συμμετέχοντες να σκεφτούν ενεργά και δίνει στους ομιλητές πληροφορίες για το τι πραγματικά απασχολεί την αίθουσα. Η αλληλεπίδραση είναι η βάση, όχι το κερασάκι στην τούρτα.

Συμβουλή 9. Κάντε την αλληλεπίδραση πριν από το διάλειμμα δικτύωσης

Βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι έχουν ήδη συζητήσει κάτι μεταξύ τους πριν από το διάλειμμα. Τότε στο διάλειμμα για καφέ θα προκύψει φυσικά: «Ενδιαφέρον αυτό που είπατε πριν…» — αντί να κοιτάζουν όλοι σιωπηλοί το τηλέφωνό τους.

8. Αφήστε επαρκή χρόνο για δικτύωση

Για πολλούς ανθρώπους, το περιεχόμενο του προγράμματος είναι μόνο ένας λόγος για να έρθουν σε μια εκδήλωση στις Βρυξέλλες. Ο άλλος λόγος είναι: ποιος άλλος είναι εκεί;

Γι' αυτό, μην γεμίζετε κάθε λεπτό. Ένα μεγάλο διάλειμμα για καφέ ή ένα καλό ποτό μπορεί να είναι πιο πολύτιμο για το τελικό αποτέλεσμα από έναν ακόμα ομιλητή. Μην τσιγκουνεύεστε τα διαλείμματα.

9. Κάντε τα ευρωπαϊκά θέματα συγκεκριμένα

Οι ευρωπαϊκές συζητήσεις γίνονται εύκολα αφηρημένες — στρατηγική αυτονομία, ανθεκτικότητα, ανταγωνιστικότητα, πράσινη μετάβαση, συμπερίληψη. Σημαντικές έννοιες, αλλά όχι αυτόματα μια καλή συζήτηση.

Ρωτήστε συνεχώς: Τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα; Για ποιον; Τι αλλάζει στην πράξη; Πού βρίσκεται το δίλημμα; Ποιος βιώνει τις συνέπειες; Χρησιμοποιήστε περιπτωσιολογικές μελέτες, συγκεκριμένα παραδείγματα και ανθρώπους από την πράξη. Η Ευρώπη αφθονεί σε αφηρημένες έννοιες· κάντε ορατό το τι πραγματικά συμβαίνει.

10. Ξεκινήστε νωρίς την προώθηση της εκδήλωσής σας

Ένα υπέροχο πρόγραμμα σε μια μισοάδεια αίθουσα παραμένει μια μισοτελειωμένη εκδήλωση. Η προώθηση λοιπόν δεν είναι ένα τελευταίο βήμα. Είναι μέρος της στρατηγικής.

Συμβουλή 10. Μην περιγράφετε μόνο ποιος έρχεται, αλλά τι θα συμβεί

Ένα γνωστό όνομα είναι χρήσιμο. Αλλά το «Ο Ευρωβουλευτής Χ θα μιλήσει στην εκδήλωσή μας» είναι λιγότερο ενημερωτικό από το «Ο Ευρωβουλευτής Χ θα συζητήσει γιατί η πρόταση Ψ, κατά τη γνώμη του, δεν δίνει επαρκή απάντηση στο πρόβλημα Ω.» Οι άνθρωποι δεν θέλουν μόνο να ξέρουν ποιος μιλάει, αλλά κυρίως για ποιο θέμα.

Συμβουλή 11. Χρησιμοποιήστε προσωπικές προσκλήσεις για τους σημαντικότερους καλεσμένους

Για τα είκοσι άτομα που θέλετε οπωσδήποτε στην αίθουσα, ένα ενημερωτικό δελτίο συχνά δεν αρκεί. Προσεγγίστε τους προσωπικά. Οι Βρυξέλλες βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στα δίκτυα και τις σχέσεις — μια προσωπική πρόσκληση μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ «ενδιαφέροντος» και «το βάζω στην ατζέντα μου».

Λίστα ελέγχου: διοργάνωση εκδήλωσης στις Βρυξέλλες

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου πριν οριστικοποιήσετε την αίθουσα και το πρόγραμμα:

• Ο στόχος της εκδήλωσης είναι συγκεκριμένος.

• Η σύνδεση με την ευρωπαϊκή ατζέντα είναι σαφής.

• Η στιγμή ταιριάζει με τη σχετική πολιτική διαδικασία.

• Οι σημαντικότεροι ενδιαφερόμενοι φορείς έχουν εντοπιστεί.

• Οι κρίσιμοι ενδιαφερόμενοι φορείς έχουν εμπλακεί νωρίς.

• Η πρόσκληση καθιστά σαφές τι κερδίζει ο επισκέπτης.

• Η τοποθεσία είναι λογική για το κοινό-στόχο.

• Το πρόγραμμα έχει σχεδιαστεί με βάση τους επισκέπτες, όχι τον χρόνο ομιλίας.

• Τα πάνελ έχουν το πολύ λίγους πραγματικά σχετικούς συμμετέχοντες.

• Υπάρχει αλληλεπίδραση πριν από το πρώτο διάλειμμα.

• Υπάρχει επαρκής χρόνος για δικτύωση.

• Τα αφηρημένα θέματα γίνονται συγκεκριμένα.

• Η προώθηση ξεκινά πολύ πριν από την εκδήλωση.

• Οι σημαντικοί συμμετέχοντες προσεγγίζονται προσωπικά.

• Ένας συντονιστής/πρόεδρος συνεδρίου εμπλέκεται νωρίς στον σχεδιασμό.

Πότε πρέπει να εμπλέξετε έναν συντονιστή ή πρόεδρο συνεδρίου;

Κατά προτίμηση πριν οριστικοποιηθούν πλήρως το πρόγραμμα, οι ομιλητές και η αίθουσα.

Ένας καλός συντονιστής κάνει περισσότερα από το να θέτει ερωτήσεις την ημέρα της εκδήλωσης. Μπορεί να βοηθήσει στην ακριβή διατύπωση των στόχων, στον σχεδιασμό του προγράμματος με βάση αυτούς τους στόχους, στον καθορισμό των ομιλητών που είναι πραγματικά απαραίτητοι, στη μετατροπή μονολόγων σε συνεντεύξεις ή συζητήσεις, στον σχεδιασμό της αλληλεπίδρασης, στη μείωση του όγκου του περιεχομένου και στη διασφάλιση της οπτικής των συμμετεχόντων.

Συχνές ερωτήσεις για τη διοργάνωση εκδήλωσης στις Βρυξέλλες

Πώς διοργανώνετε μια επιτυχημένη εκδήλωση στις Βρυξέλλες;

Ξεκινήστε με το επιθυμητό αποτέλεσμα και το κοινό-στόχο. Στη συνέχεια, συνδέστε το θέμα με την τρέχουσα ευρωπαϊκή ατζέντα και επιλέξτε μια λογική στιγμή στην πολιτική διαδικασία. Εμπλέξτε νωρίς τους σημαντικούς ενδιαφερόμενους φορείς, σχεδιάστε το πρόγραμμα με επίκεντρο τον επισκέπτη και προβλέψτε επαρκή χώρο για αλληλεπίδραση και δικτύωση.

Πώς προσελκύετε Ευρωπαίους φορείς χάραξης πολιτικής στην εκδήλωσή σας;

Καταστήστε σαφές γιατί η εκδήλωση είναι σχετική για αυτούς. Επιλέξτε ένα θέμα που να συνάδει με τον τρέχοντα φάκελό τους, διοργανώστε την κοντά στον χώρο εργασίας τους και περιορίστε την επένδυση χρόνου. Προσεγγίστε προσωπικά τα σημαντικά πρόσωπα και δώστε στους σχετικούς ενδιαφερόμενους φορείς έναν ρόλο, όπου είναι δυνατόν, ήδη κατά την προετοιμασία.

Τι πρέπει να προσέξετε σε μια τοποθεσία στις Βρυξέλλες;

Μην κοιτάτε μόνο την εμφάνιση και τη χωρητικότητα. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην προσβασιμότητα για το κοινό-στόχο σας, την ευελιξία της αίθουσας, τον χώρο για δικτύωση και τη δυνατότητα προσαρμογής της διάταξης στο πρόγραμμά σας.

Πώς κάνετε μια εκδήλωση στις Βρυξέλλες διαδραστική;

Χρησιμοποιήστε τη διαδραστικότητα από την αρχή: δημοσκοπήσεις, διλήμματα, σύντομες αντιδράσεις από το κοινό, συζητήσεις μεταξύ των συμμετεχόντων, συνεντεύξεις και συζητήσεις. Μην φυλάτε όλη τη διαδραστικότητα για την τελική ενότητα ερωτήσεων-απαντήσεων.

Πόσα άτομα πρέπει να συμμετέχουν σε ένα πάνελ;

Μέχρι περίπου τέσσερα μέλη πάνελ, και μόνο όταν προσθέτουν πραγματικά διαφορετικές προοπτικές ή εμπειρογνωμοσύνη.

Πόσο σημαντική είναι η δικτύωση σε μια εκδήλωση στις Βρυξέλλες;

Πολύ σημαντική. Για πολλούς επισκέπτες, η πρόσβαση σε σχετικούς ανθρώπους είναι τουλάχιστον εξίσου σημαντική με το πρόγραμμα της σκηνής. Προγραμματίστε λοιπόν επαρκή διαλείμματα και δημιουργήστε αλληλεπίδραση πριν από αυτά τα διαλείμματα, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να συνομιλήσουν πιο εύκολα μεταξύ τους.

Πρέπει να διοργανώσετε μια υβριδική εκδήλωση στις Βρυξέλλες;

Μόνο αν η διαδικτυακή συμμετοχή προσθέτει πραγματικά κάτι. Μια διαδικτυακή ή υβριδική εκδήλωση απαιτεί διαφορετικό πρόγραμμα από μια φυσική εκδήλωση: μικρότερες ενότητες, λιγότερους μονολόγους, περισσότερη αλληλεπίδραση και ενδεχομένως έναν ξεχωριστό διαδικτυακό συντονιστή.

Διοργάνωση εκδήλωσης στις Βρυξέλλες με το Moderating.EU

Το Moderating.EU δεν οργανώνει απλώς το πρόγραμμα της σκηνής. Η εστίαση είναι στη στρατηγική εκδηλώσεων, τον σχεδιασμό προγραμμάτων και τη συντονισμό: από την ακριβή διατύπωση των στόχων και των ενδιαφερόμενων φορέων έως ένα πρόγραμμα στο οποίο οι συμμετέχοντες εμπλέκονται ενεργά.

Η εμπειρία προέρχεται από πολυετή συντονισμό, σχεδιασμό εκδηλώσεων και εργασία γύρω από ευρωπαϊκά θέματα και το πολιτικό περιβάλλον των Βρυξελλών.

Θέλετε να συζητήσετε για μια εκδήλωση στις Βρυξέλλες; Πείτε μας εν συντομία τι θέλετε να επιτύχετε, για ποιον προορίζεται η εκδήλωση και πότε περίπου πρέπει να πραγματοποιηθεί.

Συζητήστε την εκδήλωσή σας · Μάθετε περισσότερα για τις υπηρεσίες μας